Bạn đang tìm cách chuyển Excel sang PDF nhanh chóng, dễ dàng và hoàn toàn miễn phí? Bài viết này chính là dành cho bạn! Dù là để chia sẻ bảng tính, in ấn hay đơn giản là lưu trữ dữ liệu, việc chuyển đổi định dạng từ Excel sang PDF là vô cùng cần thiết. Đừng lo lắng, vì chỉ với vài cú click chuột, bạn đã có thể sở hữu ngay file PDF chuyên nghiệp, chuẩn định dạng từ file Excel gốc. Cùng khám phá ngay nhé!
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Chuyển Excel Sang PDF Trực Tiếp Trên Microsoft Excel
Microsoft Excel đã tích hợp sẵn tính năng chuyển đổi sang PDF, giúp bạn thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng và thuận tiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, đảm bảo bạn có thể thực hiện thành công ngay từ lần đầu tiên:
Bước 1: Mở File Excel Cần Chuyển Đổi
Khởi động Microsoft Excel và mở file bạn muốn chuyển excel sang pdf.
Bước 2: Tinh Chỉnh Bố Cục Trang (Nếu Cần)
Chỉnh kích thước giấy: Vào tab Page Layout > Size và chọn kích thước giấy phù hợp (ví dụ: A4, Letter,…). Nếu bạn muốn chuyển excel sang pdf nằm ngang hãy chọn Page Layout > Orientation > Landscape.
Điều chỉnh lề trang: Vào Page Layout > Margins để tùy chỉnh lề trang hoặc chọn các kiểu lề có sẵn.
Xác định vùng in: Nếu bạn chỉ muốn chuyển một phần của bảng tính sang PDF, hãy bôi đen vùng dữ liệu cần chuyển. Sau đó vào Page Layout > Print Area > Set Print Area.
Điều chỉnh tỉ lệ: Trong trường hợp bảng tính quá rộng hoặc quá dài, bạn có thể điều chỉnh tỉ lệ để nội dung vừa vặn trong một trang PDF. Vào Page Layout > Scale to Fit. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh Width và Height về “1 page” để nội dung vừa trong một trang. Nếu bạn muốn chuyển excel sang pdf nhiều sheet thì hãy để nguyên các sheet đó trong file Excel của mình. Lưu ý rằng việc thu nhỏ quá nhiều có thể làm nội dung khó đọc. Nếu bạn gặp tình trạng chuyển excel sang pdf bị thủ nhỏ thì hãy thử tăng tỉ lệ lên trong phần Scale to Fit hoặc tăng chiều rộng, chiều cao trong Width và Height. Bạn cũng nên xem trước bản in (Print Preview) để kiểm tra bố cục trước khi chuyển đổi. Việc này giúp bạn tránh được tình trạng chuyển excel sang pdf bị nhảy trang.
Bước 3: Lưu File Dưới Dạng PDF
Vào File > Save As > Browse (hoặc nhấn phím F12).
Trong hộp thoại Save As, chọn vị trí lưu file.
Tại mục Save as type, chọn PDF (*.pdf).
Tùy chỉnh các cài đặt:
Options…: Nhấp vào nút này để tùy chỉnh các cài đặt nâng cao hơn như:
Page range: Chọn chuyển đổi tất cả các trang hoặc chỉ một số trang cụ thể.
Publish what: Chọn chuyển đổi toàn bộ workbook (Entire workbook), sheet đang hoạt động (Active sheet(s)), hoặc vùng đã chọn (Selection).
Include non-printing information: Lựa chọn bao gồm các thông tin không in được như thuộc tính tài liệu, đánh dấu cấu trúc, v.v.
PDF options: Lựa chọn chuẩn PDF (ISO 19005-1 compliant (PDF/A)) để đảm bảo khả năng tương thích và lưu trữ lâu dài.
Nhấp Save để hoàn tất quá trình lưu excel sang pdf.
Bước 4: Kiểm Tra File PDF
Mở file PDF vừa tạo để kiểm tra kết quả. Đảm bảo rằng nội dung, định dạng và bố cục trang đều được giữ nguyên như mong muốn.
Chuyển Đổi Excel Sang PDF Online – Giải Pháp Nhanh Gọn Khi Không Có Sẵn Excel
Nếu bạn không có sẵn Microsoft Excel trên máy tính hoặc cần chuyển đổi file Excel sang PDF trên điện thoại, các công cụ excel sang pdf online miễn phí sẽ là giải pháp cứu cánh tuyệt vời. Dưới đây là cách sử dụng một số công cụ phổ biến nhất hiện nay:
1. Smallpdf
Truy cập trang web https://smallpdf.com/vi/excel-sang-pdf
Nhấp vào “Chọn tập tin” hoặc kéo thả file Excel vào khu vực chỉ định.
Smallpdf sẽ tự động chuyển đổi file của bạn.
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, nhấp vào “Tải xuống” để lưu file PDF về máy.
2. IlovePDF
Truy cập trang web https://www.ilovepdf.com/vi/excel_sang_pdf
Nhấp vào “Chọn tệp EXCEL” hoặc kéo thả file Excel vào khu vực chỉ định.
Nhấp vào “Chuyển đổi sang PDF”.
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, nhấp vào “Tải tệp PDF xuống” để lưu file PDF về máy.
3. Convertio
Truy cập trang web https://convertio.co/vn/xls-pdf/
Nhấp vào “Chọn Tập tin” hoặc kéo thả file Excel vào khu vực chỉ định.
Đảm bảo rằng đầu ra đã được chọn là “PDF”.
Nhấp vào “Chuyển đổi”.
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, nhấp vào “Tải về” để lưu file PDF về máy.
Ưu điểm của các công cụ online:
Miễn phí: Hầu hết các công cụ này đều cung cấp dịch vụ chuyển đổi miễn phí với giới hạn nhất định về số lượng file hoặc dung lượng file.
Nhanh chóng: Quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, chỉ mất vài giây đến vài phút tùy thuộc vào kích thước file.
Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
Không cần cài đặt phần mềm: Bạn có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web mà không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.
Hỗ trợ nhiều định dạng: Ngoài Excel sang PDF, các công cụ này còn hỗ trợ chuyển đổi nhiều định dạng file khác.
Sử dụng được trên điện thoại: Bạn hoàn toàn có thể chuyển excel sang pdf trên điện thoại thông qua các công cụ online này.
Lưu ý:
Khi sử dụng các công cụ online, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng một trang web uy tín, đáng tin cậy để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Một số công cụ có thể yêu cầu bạn đăng ký tài khoản để sử dụng đầy đủ các tính năng.
Đối với những file Excel có chứa thông tin nhạy cảm, bạn nên cân nhắc sử dụng phương pháp chuyển đổi trực tiếp trên Microsoft Excel để đảm bảo tính bảo mật.
Hướng Dẫn Bằng Hình Ảnh
1. Cách chuyển file Excel sang PDF trực tiếp trên Excel
Cách chuyển 1 sheet trong Excel sang PDF
Lưu ý: Cách này chỉ có thể xuất 1 sheet hoặc nội dung trong 1 sheet Excel sang PDF. Nếu bạn muốn xuất đủ các sheet trong file Excel, hãy xuất nhiều lần
Bước 1: Mở Excel, chọn sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Mở file Excel muốn chuyển đổi
Bước 2: Chuyển xuống tab Save As > Chọn định dạng PDF > Nhấn Save để lưu.
Trong tab Save As chọn định dạng PDF và nhấn Save để lưu
Kết quả khi chuyển từ file Excel sang PDF.
File Excel sau khi chuyển thành PDF
Cách chuyển 1 trang Excel sang PDF
Bước 1: Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Bước 2: Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS.
Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS
Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS
Bước 3: Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option.
Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option
Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option
Bước 4: Chọn Page > Nhập số trang bạn chọn để xuất PDF vào cả hai ô “From” và “To” (ví dụ bạn muốn xuất trang đầu tiên thì hãy nhập From 1 To 1) > Bấm OK.
Chọn Page > Nhập số trang > Nhấn OK
Bước 5: Bấm Publish để xuất PDF.
Bấm Publish để xuất PDF
Bấm Publish để xuất PDF
Bạn vào thư mục nơi chọn để xuất file và mở lên để xem trang mà bạn vừa chuyển từ file Excel sang PDF.
Hoàn thành
Cách chuyển tất cả các sheet trong Excel sang PDF trong 1 trang
Bước 1: Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Mở file Excel, tại sheet mà bạn cần chuyển sang PDF > Chọn File.
Bước 2: Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS.
Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS
Chọn Export > Chọn Create PDF/XPS
Bước 3: Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option.
Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option
Chọn nơi xuất file PDF, đặt tên > Chọn Option
Bước 4: Chọn Entire workbook > Bấm OK.
Chọn Entire workbook > Bấm OK
Bước 5: Bấm Publish để xuất PDF.
Bấm Publish để xuất PDF
Bấm Publish để xuất PDF
Bạn vào thư mục nơi chọn để xuất file và mở lên để xem trang mà bạn vừa chuyển từ file Excel sang PDF.
2. Chuyển Excel sang PDF trực tuyến
Trang web Smallpdf
Bước 1: Truy cập vào web Chuyển Excel sang PDF – Smallpdf
Bước 2: Click Choose file để tải file Excel cần chuyển sang PDF.
Chọn Choose file để tải file cần chuyển lên
Bước 3: Web sẽ chuyển file Excel sang PDF và thời gian hoàn thành tùy thuộc vào dung lược file Excel.
Web đang trong quá trình chuyển đổi
Bước 4: Nhấn Download để tải xuống hoặc tùy chọn tải xuống ở phía bên dưới.
Nhấn Download để tải file về máy
– Chuyển đổi Excel sang PDF trên Google Drive
Bước 1: Truy cập vào Google Drive chọn Mới > Chọn Tải tệp lên.
Vào Google Drive để Tải tệp lên
Bước 2: Chọn File muốn tải lên > Nhấn Open.
Chọn tệp muốn tải và nhấn Open
Bước 3: Nhấn chuột phải vào file vừa tải lên và chọn Mở bằng > Google Trang tính.
Mở tệp bằng Google Trang tính
Bước 4: Nhấn vào Tệp > Chọn Tải xuống > Định dạng Tài liệu PDF.
Nhấn Lưu tệp bằng định dạng PDF
Dùng Convertio chuyển Excel sang PDF
Bước 1: Truy cập website Chuyển Excel sang PDF – Convertio.
Bước 2: Nhấn vào Chọn tập tin để tải file Excel cần chuyển sang PDF.
Chọn Tập tin muốn chuyển đổi
Bước 3: Nhấn vào Chuyển đổi.
Nhấn Chuyển đổi để chuyển đổi tập tin
Bước 4: Sau khi hoàn tất chuyển đổi, nhấn vào Tải về để lưu file về máy.
Nhấn Tải về sau khi chuyển đổi hoàn tất
Chuyển đổi Excel sang PDF trên PDF Convert
Bước 1: Truy cập vào website Chuyển Excel sang PDF – Convert.
Bước 2: Nhấn Choose Excel file hoặc kéo thả file vào giao diện để tải file Excel cần chuyển sang PDF.
Chọn Choose Excel file để tải file chuyển đổi lên
Bước 3: Nhấn Download để tải file chuyển đổi về máy.
Sau khi thực hiện chuyển đổi nhấn Download để tải về
Chuyển đổi Excel sang PDF trên ilovepdf
Bước 1: Truy cập Chuyển Excel sang PDF – ilovepdf.
Bước 2: Nhấn vào Select Excel files để lựa chọn file Excel cần chuyển đổi.
Nhấn vào Select EXCEL files để tải file chuyển đổi lên
Bước 3: Nhấn vào Convert PDF để tiến hành chuyển đổi.
Nhấn Convert to PDF để tiến hành chuyển đổi
Bước 4: Sau đó nhấn Download PDF để tải file vừa chuyển đổi về máy.
Nhấn Download PDF để lưu file
Chuyển đổi Excel sang PDF trên PDF Candy
Bước 1: Truy cập vào Chuyển Excel sang PDF – PDF Candy.
Bước 2: Nhấn vào Thêm tập tin để lựa chọn file Excel cần chuyển đổi.
Nhấn Thêm tệp tin để tải file lên
Bước 3: Nhấn vào Tải tập tin để lưu file vừa chuyển đổi về máy.
Sau khi chuyển đổi hoàn tất bạn nhấn Tải tập tin
3. Cách chuyển Excel sang PDF bằng Cute PDF Writer
Đầu tiên bạn phải tải Cute PDF Writer và PS2PDF Converter về cài đặt trên máy tính.
Bước 1: Mở file Excel muốn đổi tên, chọn Print > Chọn CutePDF Writer.
Nhấn vào Print và chọn CutePDF Writer
Bước 2: Nhấn vào Print.
Nhấn vào mục Print
Bước 3: Chọn nơi bạn muốn lưu file > Nhấn Save để lưu.
Chọn nơi lưu trữ tập tin
Kết Luận
Trên đây là những cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể áp dụng ngay. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn cần in ấn tài liệu, hãy đến với Innhanh.pro.vn – dịch vụ in ấn chuyên nghiệp, chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn!
