Bạn đã từng gặp phải những tài liệu với file đuôi PDF và tự hỏi làm thế nào để mở, chỉnh sửa hay chuyển đổi chúng? Đừng lo, bài viết này sẽ giải đáp tất tần tật về định dạng PDF – một trong những định dạng tài liệu phổ biến nhất hiện nay.

File PDF là gì? Lịch sử và những ưu điểm vượt trội

File PDF (Portable Document Format – Định dạng Tài liệu Di động) là một định dạng tập tin văn bản được phát triển bởi Adobe Systems vào năm 1993. Mục đích ra đời của định dạng PDF là để hiển thị tài liệu một cách nhất quán, độc lập với phần mềm, phần cứng và hệ điều hành. Điều này có nghĩa là dù bạn mở file PDF trên máy tính Windows, macOS, điện thoại Android hay iPhone, nội dung và bố cục vẫn được giữ nguyên vẹn.

Lịch sử của file PDF gắn liền với sự phát triển của công nghệ in ấn. Trước khi file PDF ra đời, việc chia sẻ tài liệu điện tử gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt về phông chữ, định dạng giữa các phần mềm và hệ điều hành khác nhau. File PDF đã giải quyết triệt để vấn đề này, trở thành “cầu nối” hoàn hảo cho việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu.

File PDF
File PDF

Ưu điểm vượt trội của định dạng PDF:

  • Bảo toàn định dạng: Đây là ưu điểm lớn nhất của file PDF. Dù bạn mở file trên bất kỳ thiết bị hay phần mềm nào, bố cục, phông chữ, hình ảnh đều được giữ nguyên, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp.

  • Bảo mật cao: File PDF cho phép đặt mật khẩu bảo vệ, ngăn chặn việc sao chép, chỉnh sửa trái phép. Bạn cũng có thể thiết lập các quyền hạn truy cập khác nhau cho người dùng.

  • Kích thước nhỏ gọn: So với các định dạng tài liệu khác, file PDF thường có kích thước nhỏ gọn hơn, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ và thuận tiện cho việc chia sẻ qua email hay internet.

  • Hỗ trợ đa phương tiện: File PDF không chỉ chứa văn bản và hình ảnh, mà còn có thể nhúng các yếu tố đa phương tiện như âm thanh, video, liên kết, tạo ra những tài liệu tương tác và sinh động.

  • Tương thích rộng rãi: Hầu hết các thiết bị và hệ điều hành hiện nay đều hỗ trợ đọc file PDF. Ngoài ra, có rất nhiều phần mềm miễn phí và trả phí hỗ trợ xem, chỉnh sửa và tạo file PDF.

  • Khả năng tìm kiếm: Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm nội dung bên trong file PDF, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

  • In ấn dễ dàng: File PDF được thiết kế tối ưu cho việc in ấn, đảm bảo chất lượng bản in sắc nét và chính xác.

Nhờ những ưu điểm này, định dạng PDF đã trở thành tiêu chuẩn cho việc chia sẻ tài liệu điện tử, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, hành chính…

Các phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF phổ biến

Adobe Reader

Adobe Reader hay Adobe Acrobat Reader là phần mềm chuyên dụng cho phép xem, chỉnh sửa, chú thích và ký tên trực tiếp trên văn bản, đồng bộ với các tệp PDF.

Adobe Reader

Adobe Reader

Adobe Reader có một số tính năng nổi bật như:

– Ứng dụng được phát hành phổ biến trên mọi thiết bị.

– Thao tác mở, xem, tạo liên kết và chia sẻ các file PDF trên email, website hay lưu trữ trên thiết bị hoặc tài khoản Adobe Document Cloud nhanh chóng.

– Xem, chỉnh sửa chú thích và viết lời bình dễ dàng nhờ tính năng PDF Annotator.- Dễ dàng chuyển đổi sang định dạng Word hoặc Excel.

– Tính năng bảo mật bằng mật khẩu cho chủ sở hữu.

Tải ứng dụng Adobe Reader TẠI ĐÂY.

Foxit Reader

Foxit Reader là ứng dụng trên điện thoại cho phép bạn quản lý các tập tin PDF tiện lợi và dễ dàng chỉnh sửa tương tự như khi sử dụng trên máy tính.

Foxit Reader

Foxit Reader

Foxit Reader có một số tính năng nổi bật như:

– Đồng bộ, chia sẻ, quản lý, xem và chỉnh sửa các file định dạng PDF dễ dàng cả trên thiết bị và email, Bluetooth hay dịch vụ đám mây.

– Tạo và chuyển đổi các tệp PDF thành định dạng khác như Word, Excel.

– Tạo mật khẩu bảo vệ các tệp PDF quan trọng.

– Có nhiều chế độ xem như: Xem từng trang một (Single Page) và xem các trang kế tiếp (Continuous Page) và xem hình thu nhỏ (Thumbnail).

Tải ứng dụng Foxit Reader TẠI ĐÂY.

WPS Office

Ngoài khả năng đọc và tạo được các tập tin PDF, WPS Office còn hỗ trợ chuyển đổi định dạng PDF sang Word một cách miễn phí. Đầy đủ các tính năng cần thiết như như khi làm việc trên máy tính. Ứng dụng này phù hợp với cả điện thoại Android và iPhone.

WPS Office

WPS Office

WPS Office có một số tính năng nổi bật như:

– Ứng dụng miễn phí hỗ trợ tạo và đọc file pdf, file word, excel, bài thuyết trình, file audio, scan.

– Dễ dàng chia sẻ tài liệu qua nhiều nền tảng trực tuyến.

– Mã hóa, lưu trữ và bảo mật những tài liệu quan trọng.

Tải ứng dụng WPS Office TẠI ĐÂY.

OfficeSuite + PDF

OfficeSuite + PDF được biết đến như một ứng dụng văn phòng chuyên chỉnh sửa tài liệu Word, Excel, PowerPoint và PDF nâng cao. Các tính năng và định dạng của OfficeSuite tương thích 100% với Microsoft Office nên nó cho phép chỉnh sửa các tài liệu dễ dàng hơn.

OfficeSuite + PDF

OfficeSuite + PDF

OfficeSuite + PDF có một số tính năng nổi bật như:

– Quản lý và chỉnh sửa các tài liệu, bảng tính và slide thuyết trình nhanh gọn.

– Hỗ trợ chuyển đổi các tài liệu thành file PDF và ngược lại.

– Chia sẻ qua các hệ thống lưu trữ.

Tải ứng dụng OfficeSuite + PDF TẠI ĐÂY.

Cách chuyển đổi file PDF

Cách chuyển file PDF sang Word

Định dạng file PDF thường được sử dụng rộng rãi bởi tính gọn nhẹ, dễ lưu trữ, chia sẻ và đồng nhất trên nhiều nền tảng khác nhau. Tuy nhiên, bất tiện phổ biến nhất có lẽ là khó có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa nội dung trong file PDF. Có nhiều cách để khắc phục hạn chế này, trong đó cách chuyển đổi PDF sang định dạng Word trên các website online là nhanh gọn nhất mà không cần cài đặt phần mềm của bên thứ 3.

Chuyển file PDF sang Word

Chuyển file PDF sang Word

Cách chuyển file PDF sang Excel

Trang tính được lưu dưới dạng PDF sẽ dễ dàng xem và chia sẻ hơn nhưng lại khó có thể thực hiện các cập nhật số liệu và chỉnh sửa. Để giải quyết vấn đề này nhanh chóng mà không cần tải thêm ứng dụng của bên thứ 3, bạn có thể truy cập vào các website chuyển đổi file PDF thành định dạng Excel và tải file về.

Chuyển file PDF sang Excel

Chuyển file PDF sang Excel

Cách chuyển file PDF sang JPG

Bước 1: Truy cập vào TẠI ĐÂY.

Bước 2: Nhấn Chọn tệp để tải file PDF cần chuyển đổi sang JPG lên website.

Nhấn Chọn tệp

Nhấn Chọn tệp

Bước 3: Chọn Chuyển đổi toàn trang > Nhấn Chọn tùy chọn.

Chọn Chuyển đổi toàn trang và nhấn Chọn tùy chọn

Chọn Chuyển đổi toàn trang và nhấn Chọn tùy chọn

Bước 4: Chọn Tải file xuống.

Chọn Tải file xuống

Chọn Tải file xuống

Bước 5: File tải về sẽ có định dạng zip, để giải nén bấm chuột phải vào file > Chọn Extra file.

Giải nén file zip

Giải nén file zip

Bước 6: Tùy chọn vị trí lưu file > Nhấn OK để hoàn thành.

Tùy chọn vị trí lưu file zip và hoàn thành giải nén

Tùy chọn vị trí lưu file zip và hoàn thành giải nén

Cách chuyển file PDF sang PNG

Bước 1: Truy cập TẠI ĐÂY.

Bước 2: Nhấn Tải tệp lên để tải file PDF cần chuyển đổi sang PNG lên website.

Tải tệp PDF lên

Tải tệp PDF lên

Bước 3: Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất > Chọn Tải xuống ở file đã chuyển đổi.

Chọn Tải xuống

Chọn Tải xuống

Bước 4: File tải về sẽ có định dạng zip, để giải nén bấm chuột phải vào file > Chọn Extra file.

Chọn Extra file để giải nén zip

Chọn Extra file để giải nén zip

Bước 6: Tùy chọn vị trí lưu file > Nhấn OK để hoàn thành.

Chọn ví trí lưu file xong nhấn OK để hoàn thành

Chọn ví trí lưu file xong nhấn OK để hoàn thành

Hướng dẫn chi tiết cách đọc File PDF trên các thiết bị

Có rất nhiều cách để bạn có thể mở và đọc file đuôi PDF. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng thiết bị phổ biến:

Trên máy tính (Windows/macOS)

  • Sử dụng trình duyệt web: Hầu hết các trình duyệt web hiện nay như Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari đều có thể mở file PDF trực tiếp. Bạn chỉ cần nhấp đúp vào file PDF hoặc kéo thả file vào cửa sổ trình duyệt.

  • Sử dụng phần mềm chuyên dụng:

    • Adobe Acrobat Reader DC: Đây là phần mềm đọc file PDF miễn phí và phổ biến nhất, được phát triển bởi chính Adobe.

      • Bước 1: Truy cập trang web của Adobe và tải xuống Adobe Acrobat Reader DC.

      • Bước 2: Cài đặt phần mềm theo hướng dẫn.

      • Bước 3: Mở file PDF bằng cách nhấp đúp vào file hoặc mở phần mềm và chọn “File” > “Open”.

    • Foxit Reader: Một lựa chọn thay thế nhẹ và nhanh hơn Adobe Acrobat Reader DC.

      • Bước 1: Truy cập trang web của Foxit và tải xuống Foxit Reader.

      • Bước 2: Cài đặt phần mềm.

      • Bước 3: Mở file PDF tương tự như Adobe Acrobat Reader DC.

    • Các phần mềm khác: Sumatra PDF, PDF-XChange Viewer…

Trên điện thoại (Android/iOS)

  • Sử dụng ứng dụng mặc định: Hầu hết điện thoại thông minh đều có sẵn ứng dụng đọc file PDF. Bạn chỉ cần tìm file PDF trong trình quản lý tệp và mở nó.

  • Sử dụng ứng dụng từ kho ứng dụng:

    • Adobe Acrobat Reader: Cũng có phiên bản dành cho điện thoại, cung cấp nhiều tính năng hơn so với ứng dụng mặc định.

      • Bước 1: Mở Google Play Store (Android) hoặc App Store (iOS).

      • Bước 2: Tìm kiếm “Adobe Acrobat Reader” và cài đặt.

      • Bước 3: Mở ứng dụng và chọn file PDF bạn muốn đọc.

    • Google PDF Viewer (Android): Ứng dụng đọc file PDF đơn giản và nhẹ nhàng từ Google.

    • Các ứng dụng khác: Foxit PDF Reader, WPS Office, Xodo PDF…

Lưu ý: Một số file PDF được bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn cần nhập đúng mật khẩu mới có thể mở và xem nội dung.

Cách chuyển đổi File PDF sang Word, Excel, JPG đơn giản và hiệu quả

Đôi khi, bạn cần chỉnh sửa nội dung file PDF hoặc trích xuất dữ liệu sang các định dạng khác như Word, Excel, JPG. Dưới đây là một số cách đơn giản để thực hiện việc này:

Chuyển đổi PDF sang Word

  • Sử dụng Microsoft Word (phiên bản 2013 trở lên):

    • Bước 1: Mở Microsoft Word.

    • Bước 2: Chọn “File” > “Open” > “Browse”.

    • Bước 3: Chọn file PDF bạn muốn chuyển đổi.

    • Bước 4: Word sẽ hiển thị thông báo chuyển đổi. Nhấn “OK”.

    • Bước 5: Lưu file dưới dạng .docx.

  • Sử dụng công cụ trực tuyến:

    • Smallpdf:

      • Bước 1: Truy cập trang web Smallpdf.com.

      • Bước 2: Chọn “PDF to Word”.

      • Bước 3: Tải lên file PDF.

      • Bước 4: Chọn định dạng đầu ra (.docx hoặc .doc).

      • Bước 5: Tải xuống file Word đã chuyển đổi.

    • Các trang web khác: iLovePDF, PDF2Go, Convertio…

Chuyển đổi PDF sang Excel

  • Sử dụng công cụ trực tuyến:

    • iLovePDF:

      • Bước 1: Truy cập trang web iLovePDF.com.

      • Bước 2: Chọn “PDF to Excel”.

      • Bước 3: Tải lên file PDF.

      • Bước 4: Chọn định dạng đầu ra (.xlsx).

      • Bước 5: Tải xuống file Excel đã chuyển đổi.

    • Các trang web khác: Smallpdf, PDF2Go, Convertio…

Chuyển đổi PDF sang JPG

  • Sử dụng công cụ trực tuyến:

    • PDF2JPG:

      • Bước 1: Truy cập trang web PDF2JPG.net.

      • Bước 2: Tải lên file PDF.

      • Bước 3: Chọn chất lượng hình ảnh (DPI).

      • Bước 4: Tải xuống các file JPG đã chuyển đổi.

    • Các trang web khác: Smallpdf, iLovePDF, Convertio…

Lưu ý: Chất lượng chuyển đổi phụ thuộc vào chất lượng của file PDF gốc. Một số file PDF được tạo từ bản scan có thể cho kết quả chuyển đổi không tốt bằng file PDF được tạo trực tiếp từ phần mềm.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về file PDF, cách đọc và chuyển đổi sang các định dạng phổ biến khác. Việc nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn sử dụng file PDF một cách hiệu quả hơn trong học tập, công việc và cuộc sống. Nếu bạn cần dịch vụ in ấn chuyên nghiệp, hãy truy cập ngay Innhanh.pro.vn để trải nghiệm chất lượng in ấn hàng đầu!

5/5 - (1 bình chọn)

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *